ライティングスキル

文章を上手く書くコツ!見違えるほど上達しちゃうPREP法

こんにちは!中嶋といろ(@ohjtnet)です。

ビジネスの文章を上手く書くためのコツは、とても簡単です!

上手い文章と言うのはわかりやすく伝わりやすいことで、わかりやすく伝えやすい文章は、ちょっとしたテクニックやコツを知っていれば誰でも簡単にかけてしまいます。

会社でのプレゼンなどにも活用されている「PREP法」は、多くの文章のプロが実戦で使っているテクニックで、とても簡単に活用できるのに、わかりやすい文章を書けるようになります。

文章がうまく書けない!文章上手く書くコツがあれば知りたい!と思っているあなたのために、文章をうまく描くためのコツと、知っていると見違えるほどに上達する「PREP法」、さらに読みやすくするための10個のヒントをご紹介します!

ビジネスの文章は、ちょっとした方法やテクニック・コツを知っているだけで、かなり見違えるのでぜひ実践してみてくださいね♪

上手い文章とは一体?


上手い文章とは読みやすくわかりやすい文章です。難しい言葉を使っていたり、普段使わないようなかっこいい表現を使うことではありません。

文章は、どんなにかっこいい言葉や表現を使っても読んで欲しい人に伝わらなければ何の意味もありません。

例えばお料理について書かれている記事なのに、シェイクスピアの古典劇ロミオとジュリエットのような言い回しや表現をされていたらどうでしょう。

「おお、ハンバーグ。あなたはどうしてハンバーグなの?」

はい。意味わかりません。

「ピンク色に艶めくひき肉の中に、ふわっと薫るパン粉を落とし、ゆっくりと溶け合うように互いを1つにしていく。」

回りくどくて、若干イライラしてきますよね。

どんなにかっこいい言葉や表現を使っても、欲しい情報が読みやすくわかりやすく伝わってこなければ、ビジネス上ではその文章は決して上手いとは言えません。

文章を上手く書くコツはテクニックを知っていること!


文章を上手く書けるのは天性の才能だと思う人がいるかもしれませんが、そんな事は一切ありません!上手い文章はテクニックを知っていることで誰でも簡単に書くことができます。

文章を書くことを仕事にしている人の多くが、上手い文章を書くためのテクニックを使って文章を構成しています。そのため、わかりやすく伝わりやすい上手い文章を書くことができます。

料理を作るにしても、レシピ本を読まずに作った料理と、レシピ本通りに作った料理であれば、おいしさは変わってきまよね。さらに隠し味等のテクニックを知っていれば、さらにおいしい料理が作れるようになります。

文章を上手く書きたいのであれば、まずは基本的なテクニックを学んでみましょう!

文章が上手くなる!PREP法

PREP法とは?

「PREP法」とは、ビジネスの文章やプレゼンテーションといった、わかりやすく簡単に説明したい場面で使われる文章の構成法です。

「PREP法」は先に結論を告げその後に内容や理由を紹介していくため、「何を言いたいのかわからない」といった文章になることを避け、相手に伝わりやすくわかりやすい文章を作ることができます。

よく文章を書くときに使われる「起承転結」では、「理由」から話しその後に「結論」を話すため、何を伝えたいのか最後までわからず、ビジネスの上ではもどかしい思いを相手にさせてしまうことがあります。

一方「PREP法」は先に結論から言うので、聞き手にこちらが何を言いたいかを先に伝えることができます。

その後に理由や根拠を説明していき、最後に結論を改めて述べるため、聞き手にとってもわかりやすくすんなりと入ってくる文章を作ることができます。

PREP法の使い方

PREP法の構成は、

POINT=ポイント、結論
REASON=理由
EXAMPLE=事例、具体例
POINT=ポイント、結論を繰り返す

です。

PREP法のPREPとは、この4つの言葉の頭文字をとった物ですね!

PREP法は、結論・ポイント→理由→具体例→再度、結論の順に文章の構成を作っていくことがポイントです!

PREP法のメリット

簡潔に、わかりやすい文章になる

結論から述べると文章は格段にわかりやすくなります。

しかし多くのビジネスマンが結論を先に言わず理由から述べてしまいます。そのために「何を言っているのかわからない」と読み手に思われてしまうことが多いのです。

新入社員が上司から「まずは結論からいえ!」と怒られている場面を見たことある人もいるのではないでしょうか。

PREP法を使った文章構成をすることで、簡潔で伝わりやすい文章を作ることができます。

説得力が上がる

「大事なことだから2回行と言う!!」というのはよく聞くセリフですよね。

大事な事は1度だけではなく、何度も伝えた方が記憶に残りやすく説得力が上がります。まず伝えたい大切な「結論」を話し、その理由と要点を間に挟み、最後に改めて結論を伝えることで、聞き手の理解度はより深まります。

人は最後に聞いたことが1番印象に残ると言われています。

しかし結論を最後にだけ持ってきてしまうと、「何が言いたいのかわからない」文章になります。

そのため、最初と最後に結論を持ってくることで、「何が言いたいのか」をしっかり最初に伝えながらも記憶に残りやすい文章を作ることができます。

PREP法を使った文章の例題

では以下のPREP法の構成に従って文章を作ってみましょう!

①Point (結論・要点)
②Reason (理由)
③Example (事例・具体例)
④Point (要点・結論を繰り返す)

カンボジアのシェムリアップは女性のひとり旅におすすめ!というのを伝えたい時…

①Point (結論・要点):カンボジアのシェムリアップは女性のひとり旅におすすめの旅先です。

②Reason (理由):なぜなら、日本から6時間程度で行け、お洒落カフェやリゾートホテルが充実していて、フォトジェニックな遺跡巡りがトゥクトゥクに乗って楽々にできるからです。

③Example (事例・具体例):土日+1日の有給で行くことができるので忙しい働く女性でも気軽に行くことができます。
ファイブスターホテルも点在していて、東南アジアでありながらきれいなセキュリティーもしっかりしているホテルにも滞在できます。
フランスの五つ星ホテルでシェフをしたオーナーが手がけるカフェや、ハリウッド女優のアンジェリーナ・ジョリーが足しげく通ったレストランもあり、おしゃれでおいしい食事を楽しむこともできます。
さらにカンボジアの旅行の醍醐味である遺跡巡りも、トゥクトゥクを1日チャーターすれば、暑い日差しの中を汗だくで歩く必要もなく、楽々手ごろな価格で巡ることができます。

④Point (要点・結論を繰り返す):そのためカンボジアのシェムリアップは女性の一人旅におすすめの旅先です。

とても簡単にわかりやすい文章を書くことができます!

①Point (結論・要点):私は〇〇だと思う。
②Reason (理由):なぜなら〜
③Example (事例・具体例):例えば、〜
④Point (要点・結論を繰り返す):だから、私は〇〇だと思う。

のように覚えておくと、より簡単にプレップ方を使った文章を書くことができますよ!

もっとPREP法を知りたければ本を読んでみるのもおすすめ!

より文章を上手く書くための10のヒント


普段自分が書いている文章の「書き癖」を把握して直すだけでも、文章は劇的にわかりやすく伝わりやすく上手くなります。ここでは簡単に今日から見直すことができる10のヒントをご紹介します。

一文を短く

~が、~で、などを使ってしまうと文章がどんどん長くなってしまいます。「~が、~で、~が、~が」は「~です。~ました。~でした。」に置き換えるようにしましょう。

文章が長いと読んでいる人に息つく隙を与えないので、結局何が言いたいのかわかりづらい文章になってしまいます。

「、」を多用せずに、「。」で区切ることを心がけましょう。

結論を最初に

これは先程の「PREP法」でもお話ししましたが、わかりやすい文章は先に結論を持ってくることが鉄則です!

理由から先に話し始める起承転結の文章を作ってしまうと、何が言いたいのかが最後に来るので伝わりにくくわかりづらい文章になってしまいます。

主語と述語を近づける

主語(who)と、述語(do)を近づけることで、読み手にとってとてもわかりやすい文章になります。

これは英文で考えるとわかりやすいです。

日本語:私は世界的にも珍しいダイヤモンドで作られた美しいボールペンを持っています。
英語:I have a beautiful ballpoint pen made of diamond, which is rare in the world.

私は持っています。ボールペンを。ダイヤモンドで作られた。世界的も珍しい。

短い文章だとちょっと変な感じがしますが、長い文章にしたときは圧倒的に読みやすくなります。

主語と述語が先に来ている方が、読み手にとって「誰が何をしていたしているのか」と言うことがはっきりするので、分かりやすく読みやすい文章になります。

あいまいな表現をしない

「思います」「など」といった言葉は、歯切れが悪くリズム感を損なってしまう表現です。説得力も損なう表現なのでなるべく使わないようにしましょう。

受け身表現をしない

「~される」と言う表現は受動態(受け身)と言われ、自分ではなく誰かを主体にしているように感じられる表現にです。

自分以外の誰かのことを話す場合には使われる表現です。なので、自分のことを話す場合には使わないように心がけましょう。

句読点をわかりやすい位置に

句読点「、」は、息継ぎの位置に入れるのが正解です。私は50文字以内に「、」を入れるようにしています。

あまり頻繁に「、」を使ってしまうと、ひっきりなしに息継ぎをしなければいけない忙しい文章になってしまいます。

接続詞を少なく

「および」「または」「しかし」「そして」「なお」「だから」「あるいは」といった接続詞は、とても使いやすいのですが、あまり多用しすぎてしまうとダラダラとした締まりのない文章になってしまいます。

「および」「または」「と」「や」「、」に置き換えるように意識しましょう。

ひらがなを多く

漢字が多用されている文章は、堅苦しくてちょっと怖い感じすらしませんか?

本や雑誌でも、難しくて仰々しい漢字はひらがなにする傾向があります。文章を書くときは漢字が羅列されていないかを、確認するようにしましょう。

カタカナを効果的に

カタカナを効果的に使うことで文章がとても読みやすくなります。

擬音語、擬態語、食材の名前などをカタカナにすることで、ひらがなの中に埋まってしまわず目に留まりやすくなるので、文章全体がわかりやすく読みやすくなります。

クドい文末にしない

くどくどと書かれると、読み手からは「何を言いたいのか分かりづらい」文章になってしまいます。

気をつけたいのは「いただくことができます」といった「こと」と言う言葉を多用する表現です。「いただくことができます」は「いただけます」と簡潔に書くようにしましょう。

文章を書くのが上手い人はよく読む人

文章を書くのが上手な人のほとんどが、日常的に本をよく読んでいる人です。

実は、文章をうまく描くためのトレーニングとして、1番効果的なのも本を読むことだと言われています。

本を読むことで、自然に文章の構成や表現の仕方を自分の中に取り入れることができ、実際に文章を書く際にも自分の引き出しとして、本の中で学んだ書き方や表現を自然と使うことができるようになります。

ネットの文章を読むだけでももちろん勉強にはなるのですが、ネットの文章は言ってしまえば、プロでない、アマチュアの文章も多々あります。

しっかり校正され出版された本を読むことで、プロの文章構成や表現の仕方を学ぶことができます。

井上ひさしと141人の仲間たちの作文教室

井上ひさしさんの「作文教室」の講義内容がまとめられたのがこの一冊です。

「いきなり核心から入る」「文章に接着剤を使いすぎるな」などといった、シンプルにわかりやすい文章を書くためのヒントがたくさん詰め込まれたいます。

「超」文章法

わかりやすい文章を書くためのテクニックが書かれたのがこの一冊です。

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沈黙のWebマ-ケティング

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漫画のようなストーリー仕立てで、横文字に書かれている、本を読むのに慣れていない人でも楽しんで読める一冊です。

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こんにちは!おひとり女子旅編集長の中嶋といろです(^^)

私は今、OLをしながら年に何回も海外旅をして、海外に行かない月は国内でお泊りだったり、日帰りだったりの旅をしながら、好奇心を満たして豊かな毎日を送っています。

宿泊で旅に行くときは、5スターホテルだったり、ご飯がおいしかったり、露天風呂が貸切で借りられたり、の素敵なお宿に泊まっていきたい所には惜しむ事なくお金を使って自由に旅しています。

たまに企業さんからの依頼で実費がかからずに施設を利用させてもらう事もあります。

こんな私ですが、この旅メディア【おひとり女子旅】をスタートさせるまでは高卒でプチ鬱の激務OLでした。 毎日4時間睡眠で、朝から晩間で仕事をして休日は疲れて家でダウン…心も体も患って、プチ鬱状態。顎関節症や胸に謎のしこりができたり、月に一回熱が出てお腹が痛くて動けなくなるほどでした。その為もちろん大好きな旅もできずにいました。

会社での人間関係が上手くいかず、プチ鬱になり心も体も患って「そろそろ人生終わらせたなぁ」と思っていたときに、”好きな事を仕事にする”という考え方に出会いました。それをきっかけに、どうせ終わったも同然の人生なら好きな事だけして生きて行こう!そう思って旅を仕事にする勉強を始めながらこの旅メディア【おひとり女子旅】を開設しました。

旅メディア【おひとり女子旅】のおかげで、ただの高卒根暗のプチ鬱OLだった私は、「憧れです!」と言ってもらえるファンを持つ旅人に変わり、セミナーや講座を開けるまでになりました。企業さんからもタイアップの依頼がきて、収入を得ながら大好きな旅ができるようになりました。

ただ、私が旅を仕事にした方法は、何も私だからできた事ではありません。正直勉強して行動さえすれば誰でも叶えられる生き方なのです。

OLをしながらでも、働き方を変えて好きな時に旅をしながら安定した収入も稼げるし、有名人でもないのに人にあこがれられるような自由な旅人になる事だってできます。なんの資格も持っていなくても企業さんからお仕事を依頼していただく事だってできます。

これは本当に知っているかいないか、行動したかしないかだけ…

私は今、自分の人生を生きています。ただ、足りないのは、今の私の感動を共感できる仲間。同じような旅女子がいないんです。だからもっと、私の様に旅を通じて豊かになる女子を増やしたいと思いました。

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